Bakgrunds­kontroll vid anställning – vad är tillåtet och vad kostar det?

Vad ingår i en bakgrundskontroll?

Vad som är rimligt att kontrollera beror på rollen. En kontroll som är motiverad för en ekonomichef är inte det för en lagerarbetare.

Vad får en arbetsgivare kontrollera?

En bakgrundskontroll är behandling av personuppgifter, så dataskyddsförordningen (GDPR) gäller. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) beskriver ramarna för rekrytering så här:

• Rättslig grund är normalt intresseavvägning (artikel 6.1 f). Samtycke är sällan en lämplig grund.
• Bara nödvändiga uppgifter. Samla in det som behövs för att bedöma lämpligheten för just den tjänsten och radera uppgifterna när de inte längre behövs. Ju större ansvar tjänsten har, desto mer kan vara motiverat.
• Kandidaten ska känna till kontrollen. Uppgifter om arbetssökande får i princip inte behandlas utan att personen vet om det. Hämtar ni uppgifter från andra än kandidaten, som referenser eller en kreditupplysning, ska kandidaten få veta varifrån de kommer senast inom en månad (artikel 14).
• Inga känsliga uppgifter och inga brottsuppgifter. Uppgifter om hälsa, facklig tillhörighet eller religion får normalt inte behandlas i en rekrytering. Uppgifter om brott får en privat arbetsgivare bara behandla med särskilt lagstöd (artikel 10 och dataskyddslagen 3 kap. 8 §).

Belastningsregistret – när får du kräva ett utdrag?

Kandidaten beställer själv utdraget från Polisen och visar upp det för dig. En arbetsgivare kan inte beställa det. Lagen om belastningsregister (1998:620) 9 § räknar upp när det finns särskilda utdrag för anställning:

I alla andra branscher har arbetsgivaren enligt Polisen inget lagstöd att kräva ett utdrag, men det finns heller inget förbud mot att be om det. Då gäller tre saker:

• Att be kandidaten visa upp ett utdrag på papper omfattas inte av dataskyddsförordningen. Att skanna in utdraget eller anteckna vad det innehåller är däremot inte tillåtet utan särskilt lagstöd, enligt IMY. Även en anteckning om att ett utdrag har visats upp är en behandling av personuppgifter.
• Samtycke hjälper inte. IMY skriver att ingen arbetsgivare kan använda samtycke som rättslig grund för att behandla uppgifter om brott.
• Utdraget »Kontrollera egna uppgifter« är enligt Polisen inte tänkt som ett intyg på att man inte är straffad. Det visar samtliga uppgifter i registret om personen.

Utdraget är gratis, utom när det ska användas utomlands, och Polisen anger en handläggningstid på upp till två veckor. Utdrag utan anteckningar kan skickas digitalt till Kivra, Billo eller Min myndighetspost, och arbetsgivaren kan kontrollera äktheten i Polisens kontrolltjänst. Ett utdrag med äkthetsmarkör har arbetsgivaren inte rätt att kräva i obrutet kuvert. Många utdrag gäller i tre till tolv månader.

Något generellt förbud mot att be om utdrag finns inte, och regeringens promemoria Ds 2024:24 avrådde från att införa ett.

Säkerhetsklassade tjänster

I säkerhetskänslig verksamhet gäller säkerhetsskyddslagen (2018:585). Den som ska delta i verksamheten ska säkerhetsprövas, och för tjänster i säkerhetsklass gör Säkerhetspolisen en registerkontroll med kandidatens samtycke. Det är inget en vanlig arbetsgivare kan beställa – bara befattningar som verksamhetsutövaren har placerat i säkerhetsklass omfattas.

Vad kostar en bakgrundskontroll?

De flesta leverantörer lämnar offert. Av dem vi har gått igenom publicerar Besi priser per person, exklusive moms (läst 24 oktober 2026):

DISA, 2Secure, ToFindOut och Bakgrundskollen publicerar inga priser utan räknar på omfattning, rollens risk och volym. Flera delar kostar inget: kandidatens utdrag ur belastningsregistret är gratis, liksom kontroll av en svensk examen i Ladok. Anlitar ni ett rekryteringsföretag ingår referenstagning normalt i arvodet – se Vad kostar en rekrytering? En kontroll som avslöjar en felaktig uppgift är billig jämfört med att rekrytera fel, se vad en felrekrytering kostar.

Leverantörer som behandlar uppgifter om brott behöver tillstånd från IMY, som publicerar en lista över de företag som har det. Fråga leverantören om tillståndet innan ni beställer en kontroll som innehåller domar.

Så kontrollerar du en examen

• Svensk examen: kandidaten loggar in i Ladok, väljer att dela sitt bevis och ger dig en kontrollkod. Du anger koden och kandidatens personnummer på student.ladok.se/kontrollera. Digitala examensbevis med elektronisk stämpel, som lärosätena har utfärdat sedan 2024, kan också laddas upp och verifieras i Ladok.
• Äldre pappersbevis: kontakta lärosätets examensenhet.
• Utländsk utbildning: kandidaten kan bifoga ett utlåtande från UHR. Utlåtandet är vägledande, och du får anställa utan det. Ett digitalt utlåtande är äkta om signaturen syns när PDF:en öppnas i Adobe Reader.

Så gör du en bakgrundskontroll steg för steg

1. Bestäm vad rollen kräver. Utgå från kravprofilen: vilka uppgifter är nödvändiga för att bedöma lämpligheten? Skriv ned motiveringen.
2. Berätta det i annonsen eller tidigt i processen. Kandidaten ska veta att kontrollen görs och vad den omfattar.
3. Kontrollera slutkandidaterna, inte alla sökande. Det minimerar mängden uppgifter ni behandlar.
4. Låt kandidaten förklara avvikelser. En lucka i CV:t eller en felaktig titel kan ha en naturlig förklaring.
5. Radera underlaget när rekryteringen är klar. Spara bara det ni behöver, till exempel för att kunna bemöta ett diskrimineringsärende.

Bakgrundskontrollen är ett av de sista stegen i rekryteringsprocessen, efter intervjuer och tester.

Referenstagning

Vi har inte hittat något uttryckligt lagkrav på kandidatens samtycke för att ta referenser. Kandidaten ska dock känna till vilka ni kontaktar, och informationsplikten i artikel 14 gäller för det referenserna berättar. Praxis är att kandidaten själv lämnar referenser. Anteckningar från referenssamtal får sparas så länge de behövs för rekryteringen. Fråga om konkreta exempel som bekräftar det ni har bedömt i intervjun – se kompetensbaserad rekrytering.