Rekryterings­processen – 7 steg från kravprofil till anställning

Rekryteringsprocessens sju steg

1. Kravprofil och behovsanalys. Beskriv vad personen ska åstadkomma de första sex till tolv månaderna, vilka kompetenser som krävs och vilka som är meriterande. Sätt lönespann och tidsplan. Kravprofilen är måttstocken för alla senare steg, så den lönar sig att göra ordentligt.
2. Annonsering och search. Annonsera tjänsten där målgruppen finns och sök samtidigt aktivt upp kandidater som inte letar jobb (search). För chefer och bristyrken är search ofta den viktigaste kanalen – se guiden om headhunting.
3. Urval av ansökningar. Gå igenom ansökningarna mot kravprofilen och ta fram en långlista. Bedöm alla mot samma kriterier, och kontakta de mest intressanta för en kort telefonintervju.
4. Intervjuer. Två intervjusteg är vanligt. Använd strukturerade intervjuer med samma frågor till alla, kopplade till kravprofilen, och bedöm svaren var för sig innan ni jämför.
5. Tester och arbetsprov. Arbetspsykologiska tester och arbetsprov ger underlag som kompletterar intervjun. Välj test som mäter det kravprofilen faktiskt kräver, och låt slutkandidaterna lösa en uppgift som liknar jobbet.
6. Referenstagning och bakgrundskontroll. Ta referenser hos tidigare chefer och be om konkreta exempel som bekräftar det ni bedömt. Bakgrundskontroll är vanlig för roller med ekonomiskt ansvar eller känslig information. Fråga kandidaten innan du kontaktar referenser.
7. Erbjudande och introduktion. Lämna erbjudandet muntligt, skriv anställningsavtal och planera introduktionen. Räkna med kandidatens uppsägningstid – ofta en till tre månader – innan personen kan börja.

Sista steget slutar i ett påskrivet avtal – en kostnadsfri mall för anställningsavtal finns hos Allamallar. Börjar anställningen med provanställning får den enligt LAS 6 § vara högst sex månader.

Hur lång tid tar en rekrytering?

Räkna med 4–8 veckor för en typisk tjänst, från kravprofil till påskrivet avtal. Det mesta av tiden går åt till annonsering, search och intervjuer. Chefs- och specialistroller tar ofta längre eftersom search och fler intervjusteg tillkommer – se executive search för hur den processen skiljer sig. Lägg sedan till kandidatens uppsägningstid, som ofta är en till tre månader.

Kompetensbaserad rekrytering

Kompetensbaserad rekrytering är ett arbetssätt snarare än ett eget steg. Kravprofilen beskriver vilka kompetenser rollen kräver, och urval, intervjufrågor, tester och referenser bedöms mot just de kompetenserna – med samma frågor och samma skala för alla kandidater. Hur du gör, med exempel på kompetenser och intervjufrågor, finns i guiden Kompetensbaserad rekrytering.

Lagar att ha koll på

• Diskrimineringslagen (2008:567). En arbetsgivare får inte diskriminera den som söker arbete på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. En sökande som inte anställts har rätt att på begäran få skriftligt besked om vilken utbildning, yrkeserfarenhet och andra meriter den anställda har.
• GDPR. Kandidaternas uppgifter är personuppgifter. Samla bara in det som behövs, informera kandidaterna och spara inte uppgifterna längre än nödvändigt.
• Anställningsskyddslagen (LAS). Reglerar anställningsformer och provanställning – högst sex månader, och besked om att den ska avslutas ska lämnas minst två veckor i förväg.

Checklista för rekryteringsprocessen

• Kravprofil med mål för första året, kompetenser och lönespann
• Tidsplan med datum för annonsstopp, intervjuer och beslut
• Annonstext och lista över kanaler och personer att kontakta
• Intervjumall med samma frågor och bedömningsskala för alla
• Arbetsprov eller test kopplat till kravprofilen
• Referensfrågor, kandidatens samtycke och vilken bakgrundskontroll rollen kräver
• Anställningsavtal och plan för introduktion och provanställning
• Besked till de kandidater som inte gick vidare

Rekrytera själv eller med rekryteringsföretag?

Arbetsgivaren äger beslutet och kravprofilen, men ett rekryteringsföretag kan driva hela eller delar av processen – särskilt search, urval, intervjuer och tester. Det sparar tid och ger tillgång till kandidater som inte söker aktivt, mot ett arvode på normalt 1,8–2,5 gånger månadslönen (se vad rekrytering kostar). En misslyckad rekrytering kostar ofta mer, se Vad kostar en felrekrytering?