Rekrytering till offentlig sektor – upphandling, ramavtal och sekretess

Tre sätt att köpa rekrytering i offentlig sektor

Värdet räknas på hela avtalet under dess löptid, inte per rekrytering. Vanliga rekryteringstjänster räknas inte som sociala tjänster enligt bilaga 2 till LOU, så den lägre direktupphandlingsgränsen gäller. Förmedling av vårdpersonal och läkare ligger däremot i bilaga 2 med gräns vid tröskelvärdet 8 513 250 kr.

Ramavtalen för rekrytering och bemanning

Statliga myndigheter: Kammarkollegiet

Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet har ramavtalet Rekryteringstjänster (2024-11-23 till 2028-11-22) med fem delområden: rekrytering av chefer, av IT-chefer och IT-specialister, av kontorspersonal (en till fyra personer), av kontorspersonal i volym (fem eller fler) och av specialister. Elva leverantörer finns på avtalet: TNG, Amendo, Adecco, Poolia, Novare Public HR, Academic Work, Experis, Nordic Recruitment Group, Source Executive Recruitment, Randstad och Chefspoolen. Delområdet rekrytering av chefer har fyra leverantörer – Chefspoolen, Experis, Poolia och TNG – och avropas genom förnyad konkurrensutsättning. Myndigheter under regeringen ska avropa från de statliga ramavtalen; andra offentliga organ kan ansluta sig. En förstudie inför nästa upphandling pågår med beräknat avslut april 2027.

Kommuner och regioner: Adda

Addas ramavtal Rekryteringstjänster 2024 (2025-09-01 till 2029-08-31) har fem delområden – HR, ekonomi, juridik och administration; IT; teknik, samhällsbyggnad och fastighet; skola och förskola; samt Top Management – och sju leverantörer: Adecco, Chefspoolen, Clockwork, Experis, Jurek, Poolia och Randstad. En komplett rekryteringsprocess avropas genom förnyad konkurrensutsättning, enbart search eller annonsering genom rangordning. För inhyrning finns Bemanningstjänster 2024 (2026-01-29 till 2030-01-28) med 20 leverantörer, däribland Bemannia, Bravura, Manpower, Perido, StudentConsulting och TNG, och med en egen kategori för interimschefer. Vilka kommuner och regioner som får avropa framgår av avtalets bilaga över avropsberättigade parter.

Offentlighetsprincipen: ansökningarna är allmänna handlingar

En handling som förvaras hos en myndighet och har kommit in dit är allmän (tryckfrihetsförordningen 2 kap. 4 §). Det gäller ansökningar och intresseanmälningar – och det hjälper inte att låta ett rekryteringsföretag ta emot dem. Högsta förvaltningsdomstolen slog i HFD 2017:15 fast att handlingar hos ett anlitat rekryteringsföretag var allmänna hos kommunen, eftersom kommunen hade inflytande över och insyn i konsultens arbete. JO har kritiserat både en kommun (Ludvika, 2008) och ett kommunalförbund (Västmanlandsmusiken, 2014) för avtal med rekryteringsföretag som begränsade utlämnandet: ett sådant avtal ligger utanför kommunens befogenheter.

Undantagen är smala. Uppgifter från urvalstester kan sekretessbeläggas (offentlighets- och sekretesslagen 39 kap. 5 a §). Sekretess för kandidaternas identitet gäller bara vid anställning av myndighetschef vid en förvaltningsmyndighet som lyder omedelbart under regeringen samt riksbankschef (39 kap. 5 b §). För kommundirektörer, förvaltningschefer och regionala chefer finns ingen motsvarande bestämmelse. Byrån ska därför berätta för kandidaterna att deras namn kan bli offentligt, och ingen byrå kan lova konfidentialitet i en kommunal rekrytering. Det är den viktigaste skillnaden mot executive search i näringslivet.

Förtjänst och skicklighet

Statliga anställningar ska beslutas med avseende endast vid sakliga grunder, såsom förtjänst och skicklighet (regeringsformen 12 kap. 5 §), och skickligheten ska sättas främst om det inte finns särskilda skäl för annat (lagen om offentlig anställning 4 §). Regeln gäller formellt staten, men kommuner och regioner är bundna av objektivitetsprincipen i regeringsformen och av diskrimineringslagen. I praktiken innebär det dokumenterade kravprofiler, strukturerade intervjuer och spårbara bedömningar – det som i privat sektor kallas kompetensbaserad rekrytering. En byrå som är van vid offentlig sektor levererar underlaget så att beslutet håller vid en överklagan eller en granskning.

Byråer specialiserade på offentlig sektor

• Bemannia – beskriver sig som en av marknadsledarna inom bemanning och rekrytering till offentlig sektor, med ramavtal med merparten av Sveriges myndigheter och kommuner.
• Compass Human Resources – egen bransch »Offentlig sektor och icke vinstdrivande organisationer«, bland annat chefsrekrytering åt Huddinge kommun.
• Source Executive – rekryterar sedan mer än 25 år de högsta cheferna till stat, kommuner, regioner och akademi; leverantör på Kammarkollegiets ramavtal.
• Poolia – branschteamet Public inom executive search har rekryterat över 350 chefer till offentlig sektor sedan 2011.
• Novare – dotterbolaget Novare Public rekryterar chefer och specialister till offentlig sektor och står på Kammarkollegiets avtal.
• Jurek – enheten Jurek Offentlig sektor har arbetat med offentlig marknad sedan 2015 och anger kompetens om LOU.
• Mercuri Urval – internationell praktik för offentlig sektor och politiskt styrda organisationer.
• Finnveden Executive – chefsrekrytering med erfarenhet av både privat och offentlig sektor.

Inom vård och socialt arbete är Dedicare (alla 21 regioner och cirka 150 kommuner som kunder) och Bonliva stora leverantörer. Fler byråer inom chefsrekrytering finns under chefsrekrytering och executive search.

Vad kostar det?

Arvodet för en komplett rekrytering ligger normalt på 1,8–2,5 månadslöner, samma nivåer som i privat sektor – räkna med kalkylatorn för rekryteringskostnad. På ramavtalen sätts priset i avropet: vid förnyad konkurrensutsättning lämnar leverantörerna pris på det aktuella uppdraget, vid rangordning gäller avtalets priser. Interimschefer via Addas bemanningsavtal prissätts per timme eller dag, se Vad kostar en interimschef?

Checklista för upphandlande myndighet

• Räkna avtalsvärdet för hela perioden och alla rekryteringar innan ni väljer direktupphandling.
• Kontrollera om ni är avropsberättigade på Kammarkollegiets eller Addas ramavtal.
• Skriv in i avtalet att alla handlingar förvaras för myndighetens räkning och lämnas ut enligt offentlighetsprincipen.
• Informera kandidater om att ansökan blir allmän handling, och använd tester där sekretess kan gälla.
• Begär dokumenterad kravprofil och bedömningsunderlag som håller vid överklagande.
• Be om referenser från liknande organisationer – kommun, region eller myndighet.